Virtuelle Mitgliederversammlungen digital oder hybrid im Verein in Corona-Zeiten 

Wahlen – Beschlussfassung und Satzungsänderung - rechtssicher gestalten

Virtuelle Mitgliederversammlungen und Beschlussfassung per E-Mail im Umlaufverfahren 

Aufgrund der Auswirkungen der Corona Pandemie wurden viele Vereine mit der Frage konfrontiert wie eine Mitgliederversammlung oder sogar eine Wahl sowie Satzungsänderung durchgeführt werden kann, wenn gesetzliche und behördliche Auflagen wegen des Infektionsschutzes eine physische Zusammenkunft der Mitglieder an einem Ort – etwa dem Vereinssitz - untersagen. Die gleiche Frage stellte sich auch, wenn zwar aufgrund gelockerter Kontaktbeschränkungen eine physische Zusammenkunft praktisch möglich gewesen wäre, man aber seine Mitglieder nicht einem erhöhten Infektionsrisiko aussetzen wollte bzw. einige Mitglieder aus Vorsicht einer solchen Mitgliederversammlung fernbeleiben würden.  

Schon vor Beginn der Pandemie im März 2020 gab die eigene Satzung und das Vereinsrecht hierauf die Antworten: 

Gab es eine entsprechende Satzungsgrundlage für eine virtuelle Mitgliederversammlung oder eine alternative Form der Beschlussfassung der Mitgliederversammlung war die Durchführung eines solchen digitalen oder hybriden Verfahrens grundsätzlich möglich. Das Gesetz selbst schwieg zur Möglichkeit der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung und stellte für die alternative Beschlussfassung außerhalb von Versammlungen so hohe Hürden auf, dass diese für die meisten Vereine kaum praktikabel waren. 

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 Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein in Corona-Zeiten

Alternativen zur klassischen Mitgliederversammlung als Präsenzveranstaltung

Aufgrund der Corona-Pandemie hat der Gesetzgeber im März 2020 reagiert und mit dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie Erleichterungen für Vereine geschaffen, welche nun zum einen virtuelle Mitgliederversammlungen auch ohne dahingehende Satzungsgrundlage ermöglichen und zum anderen die Hürden für eine Beschlussfassung der Mitglieder außerhalb von Versammlungen absenken.  

Diese Erleichterungen gelten aber nur vorübergehend bis derzeit 31.12.2021. 

Virtuelle Mitgliederversammlung ohne Satzungsgrundlage  

Die aktuell gültigen gesetzlichen Erleichterungen regeln das Verfahren zur Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung nicht vollumfänglich, sodass die weiterhin geltenden satzungsgemäßen Vorgaben eines Vereins diesen im Rahmen der Gestaltungsmöglichkeiten bei der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung einschränken.  

Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Planung, Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung und Nachbereitung einer virtuellen Mitgliederversammlung.  

Unsere Leistungen für virtuelle Mitgliederversammlungen im Überblick: 

• Satzungsprüfung auf Verfahrenshindernisse 

• Erstellung von rechtssicheren Ladungsdokumenten 

• Erstellung rechtssicherer Versammlungsprotokolle 

• Erstellung sämtlicher Organisationsdokumente 

• Rechtliche Beratung bei Durchführung und Organisation der virtuellen Mitgliederversammlung 

• Beratung und Hilfestellungen im Rahmen notwendiger Registeranmeldungen 

• Teilnahme an der Mitgliederversammlung zur Klärung rechtlicher Rückfragen 

Gerne erstellen wir Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Leistungsangebot und Ablaufplanung zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  

Vorlagenpaket virtuelle Mitgliederversammlung (Pauschalhonorar 899,- EUR netto)  

• Zurverfügungstellung von Mustervorlagen für die Einladung und Protokollführung bei einer Mitgliederversammlung (digital oder hybrid). Den Mustervorlagen liegen auch Erklärungen bei.  

• Ein telefonisches Coaching (30 Minuten) über die Möglichkeiten und Probleme einer digitalen Mitgliederversammlung. 

Beschlussfassung der Mitglieder außerhalb von Versammlungen per E-Mail 

Obwohl die gesetzlichen Hürden zur Beschlussfassung der Mitglieder außerhalb von klassischen Versammlungen als Präsenzveranstaltung aufgrund der aktuell gültigen Erleichterungen herabgesetzt wurden, ist die Beschlussfassung per E-Mail nicht für sämtliche Beschlussgegenstände praktikabel. Insbesondere die Durchführung von Wahlen und Satzungsänderungen sind hierbei nicht ohne Tücken. Dennoch sehen sich Vereine aufgrund ihrer Mitgliederstruktur derzeit gezwungen auf diese Form der Beschlussfassung per E-Mail zurückzugreifen. Die rechtlichen und praktischen Hindernisse bei der Durchführung bleiben im Rahmen der Planung eines solchen Verfahrens oftmals unentdeckt.  

Wir unterstützen Sie im Rahmen der rechtssicheren Planung, Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung und Nachbereitung. 

Unsere Leistungen für die Beschlussfassung per E-Mail im Überblick: 

• Satzungsprüfung auf etwaige Verfahrenshindernisse 

• Rechtliche Beratung bei Auswahl der durchführbaren Beschlussgegenstände 

• Erstellung von rechtssicheren Schreiben zum Aufruf zur Abstimmung inklusive dazugehöriger Abstimmungsformulare 

• Erstellung rechtssicherer Verfahrensprotokolle 

• Beratung und Hilfestellungen im Rahmen notwendiger Registeranmeldungen 

Gerne erstellen wir Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Leistungsangebot und Ablaufplanung zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  

Vorlagenpaket Beschlussfassung per E-Mail (Pauschalhonorar 899,- EUR netto):  

• Zurverfügungstellung von Mustervorlagen für die Einladung und Protokollführung bei einer Umlaufbeschlussfassung per E-Mail. Den Mustervorlagen liegen auch Erklärungen bei.  

• Ein telefonisches Coaching über die Möglichkeiten und Probleme einer Umlaufbeschlussfassung per E-Mail 

Als Experten im Vereinsrecht stehen wir Ihnen bei allen vereinsrechtlichen Fragen rund um diese neuartigen Verfahrensalternativen zur Verfügung und gestalten für Sie die individuell an Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumente für Wahlen, Satzungsänderungen und sonstige Beschlussgegenstände.  

Mehr zum Thema auch unter: https://www.vereinsrecht.de/neue-sonderregelungen-fuer-vereine.html 

Corona Sonderregeln für virtuelle Mitgliederversammlungen nur bis Ende 2021 nutzbar – Jetzt Satzung anpassen!  

Aufgrund der Corona-Pandemie hat der Gesetzgeber im März 2020 reagiert und mit dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie Erleichterungen für Vereine geschaffen, welche nun zum einen virtuelle Mitgliederversammlungen auch ohne dahingehende Satzungsgrundlage ermöglichen und zum anderen die Hürden für eine Beschlussfassung der Mitglieder außerhalb von Versammlungen per E-Mail absenken. Diese Erleichterungen gelten vorübergehend bis derzeit 31.12.2021.  

Was gilt nach 2021?

Wird das Sondergesetz nicht über den 31.12.2021 hinaus verlängert, so können Vereine die teuer angeschafften Geräte und die Online-Versammlungssoftware im Nachgang nicht mehr nutzen, wenn nicht eine eindeutige Regelung für virtuelle Mitgliederversammlungen und E-Mail-Umlaufverfahren in der Vereinssatzung besteht. Konkret: Ohne Anpassung der eigenen Satzung sind virtuelle Mitgliederversammlungen und Beschlussfassungen per E-Mail ab 2022 nicht mehr möglich!  

Was können Sie jetzt schon tun? - Passen Sie Ihre Vereinssatzung noch in 2021 an die Bedürfnisse der Zukunft ab 2022 an! 

Die gesetzliche Sonderregelung ist bis zum 31.12.2021 befristet. Danach sind digitale Versammlungen im Verein über das Internet oder für Umlaufbeschlüsse per E-Mail nur noch zulässig, wenn es hierzu Regelungen für jedes Vereinsorgan (z.B. Mitgliederversammlung, Vorstand oder Beirat etc.) einzeln in der Vereinssatzung gibt. Sollen die digitalen Erleichterungen dauerhaft in Ihrem Verein genutzt werden, so wäre die Satzung anzupassen. Gerne können wir Ihnen hier passende Formulierungen anbieten und auch die Abstimmung der Satzung mit der Finanzverwaltung für Sie übernehmen.  

Beratung zur Satzungsänderung zur langfristigen Etablierung virtueller Abstimmungen im Verein – Pauschalangebot für 1.000,- EUR netto:  

• Gemeinsames Telefonat von ca. 30 Minuten  
• Zusendung passenden Satzungsformulierungen für die Ermöglichung von dauerhaften digitalen Versammlungen und Beschlüssen per E-Mail für  die Mitgliederversammlung und jedes Vereinsorgan  
• Abstimmung der neuen Satzungsformulierungen mit der zuständigen Finanzverwaltung zum fortgesetzten Erhalt der Gemeinnützigkeit oder anderer Steuerbegünstigung  

Ihre Ansprechpartner: